Sladění finančních účtů s vašimi účetními záznamy vám pomůže identifikovat chyby, nesrovnalosti a potřebné úpravy. V účetnictví znamená odsouhlasení srovnání dvou sad dokumentů, aby se zajistilo, že jsou ve shodě. Jednou z těchto sad záznamů je obvykle výpis z finančního účtu, druhou je obvykle účetní tabulka vaší společnosti.
Proveďte smíření banky
Bankovní odsouhlasení je nejběžnějším typem odsouhlasení. Chcete-li zajistit přesné účetní záznamy, proveďte odsouhlasení na všech svých finančních účtech. Porovnejte každou transakci ve finančním výkazu se stejnou transakcí ve vašich účetních záznamech. Po dokončení odsouhlasení přidáte do svých účetních záznamů některé položky, jako jsou poplatky, úrokové výnosy nebo položky úrokových výdajů z finančního výkazu. Zaškrtněte transakce a ověřte je jako důkaz, že transakce zúčtovaly finanční instituci.
Většina účetního softwaru má vestavěný způsob, jak provést odsouhlasení a zaškrtnout každou zúčtovanou transakci. Účetní papír a šekové registry mají také sloupec, který můžete zaškrtnout při sladění účtu.
Chyťte chyby v bankovnictví
Odsouhlasení vám sdělí, které transakce finanční instituci schválily. Při provádění odsouhlasení se můžete setkat s transakcemi, které se zdají odpovídat, ale s různými částkami.
Nejlepším způsobem, jak zjistit, zda jste vy nebo finanční instituce udělali chybu, je prozkoumat původní finanční záznam. Tento záznam byste měli mít i v době odsouhlasení, protože podle IRS byste měli uchovávat zálohy finančních záznamů, jako jsou účty, příjmy a vklady, po dobu minimálně tří let. Pokud je chyba vaše, opravte ji. Pokud finanční instituce udělala chybu, zavolejte a společně s ní opravte svůj účet.
Najděte podvod ve vaší společnosti
Aby byla vaše společnost chráněna před podvody pracovníků, nechte provést odsouhlasení osobou, která nezadává finanční transakce. Odsouhlasení někdy odhalí položky ve finančním výkazu, které nejsou ve vašich účetních záznamech.
Nejprve prozkoumejte interně, abyste zjistili, zda je vstup legitimní. Pokud nemůžete najít legitimní zdroj pro vstup interně, zavolejte finanční instituci a požádejte o jasnost. Pokud je transakce podvodná, požádejte finanční instituci, aby ji pokud možno odstranila.
Dalším typem podvodu, který lze snadno zjistit pomocí odsouhlasení, je podvod pod kontrolou. Vyrovnání vyplaví transakce, při nichž osoba pozmění šek, který jste mu dali, nebo zapíše šek na váš účet bez vašeho svolení.
Hledání zapomenutých transakcí
Odsouhlasení vám také sdělí, které transakce jste zadali a které banka dosud nezpracovala. Říká se jim vklady na cestě a nevyřízené šeky. Pokud jste provedli vklad na konci období výpisu a není ve výpisu, nemějte obavy; objeví se na dalším výpisu.
Pokud však provedete vklad na začátku období a neobjeví se ve výpisu, měli byste to prozkoumat. Na rozdíl od nezpracovaných vkladů jsou nezpracované kontroly zřídka známkou podvodu. Obvykle to znamená, že někdo zapomněl vložit šek na svůj účet. Pokud šek zůstane po mnoho měsíců nezpracovaný, zavolejte příjemci jako laskavost a připomeňte mu, aby šek vložil.
