Nedávno byla doba - dokonce i poté, co se e-mail stal běžným -, že lidé budou psát dopisy na papír s poděkováním za dobře odvedenou práci, nebo si rychle zapíší poznámku na poděkování. Dnes, s převahou chytrých telefonů a notebooků, se většina poznámek s poděkováním zasílá e-mailem. V době, kdy se etiketa mění téměř stejně rychle jako technologie, je důležité vědět, kdy byste měli odpovědět na rychlou zprávu a jak byste měli formulovat svou odpověď.
Kdy reagovat ... A kdy ne
Ve skutečnosti neexistuje pravidlo, které by diktovalo, že musíte odpovědět na e-mail s poděkováním. Pokud však chcete pokračovat v obchodním vztahu nebo chcete, aby vaši klienti byli spokojení, potvrzení e-mailu je často dobrý nápad.
Pokud vám prodejce zašle e-mail s poděkováním, že jste s ním hovořili po telefonu, a nepotřebujete produkty jeho společnosti, může vám jeho reakce otevřít dveře nekonečné sérii zpráv, které byste raději nedostali. V tomto případě je docela přijatelné smazat e-mail.
Na druhou stranu, pokud vám zákazník pošle e-mail s poděkováním za vaši mimořádnou službu, pravděpodobně byste měli odpovědět. Podobně, pokud e-mail obsahuje otázky, které vyžadují odpověď, měli byste pravděpodobně odpovědět.
Zrcadlení vaší odpovědi
Stejně jako u většiny e-mailových odpovědí je zrcadlení dobrým způsobem, jak zajistit, aby vaše odpověď byla druhou osobou dobře přijata. Ať už má e-mail s poděkováním vaše celé jméno a používá formální styl psaní, nebo jde o jednoduchou větu bez interpunkce nebo velkých písmen, obvykle můžete odpovědět věcně.
Odpověď na e-maily zákazníků
Když si zákazník najde čas a napíše vám e-mail s poděkováním, měli byste vždy odpovědět, i když to znamená pouze potvrdit, že jste jej obdrželi. Nejen, že se šťastní zákazníci stanou opakovanými zákazníky, je také větší pravděpodobnost, že k vám pošlou své přátele a spolupracovníky.
Jedním ze způsobů, jak ukázat, že si ceníte dobré zpětné vazby, je požádat zákazníka, zda můžete použít jeho e-mail jako referenci k tisku na vaši zeď nebo k umístění na váš web.
Příklad:
Vážená paní Frazierová,
Děkuji, že jste si našli čas a napsali mi. Vždy mě potěší, když se mi ozve šťastný zákazník! Nevadilo by vám, kdybychom vás citovali na stránce s posudky na našem webu?
Odpověď uchazečům o zaměstnání
Dnešní uchazeči o zaměstnání téměř vždy navazují na Děkuji, bez ohledu na to, jak dobře nebo jak špatně pohovor proběhl. Neodpovídání na e-mail uchazeče je málokdy dobrá odpověď, protože existuje velká šance, že vás může znovu kontaktovat.
Pokud jste se již nerozhodli dát uchazeči práci, vaše odpověď by neměla naznačovat, že by uchazeč mohl práci získat. Samozřejmě, pokud nejste rozhodnuti, odpověď by neměla zmařit jejich naděje. Zachovejte profesionální tón a informujte žadatele, co by měl v dalším kroku očekávat.
Příklad:
Bylo mi potěšením se s vámi setkat. V příštích několika dnech pohovoríme s několika dalšími kandidáty. Pokud se rozhodneme pokračovat v druhém pohovoru, kontaktuji vás do konce týdne.
Pokud jste si jisti, že kandidát není pro vaši organizaci vhodný, můžete se rozhodnout být přímější.
Příklad:
Bylo mi potěšením se s vámi setkat. Pochybuji, bohužel, že budeme v tuto chvíli sledovat rozhovor. Váš životopis však uchováme v případě, že budeme mít další otevření. Přeji vám při hledání zaměstnání to nejlepší.
Všimněte si, že v obou příkladech se spisovatel odděluje od společnosti, jako by řekl: „I když jsem s vámi osobně rád mluvil, společnost najme někoho jiného.“ To může pomoci snížit bodnutí odmítnutím tím, že se nestane osobním.
