Většinou jsou pryč časy, kdy se majitelé malých podniků mohli otočit na židlích a oznámit svým zaměstnancům: „Pojďme se dnes setkat ve 4.“ Tato technologie osvobodila zaměstnance od práce na dálku az mnoha míst. Pokud máte někdy pocit, že tato realita přidala do vašeho malého podniku prvek „divokého západu“, zvažte verze aplikace Microsoft Outlook 2010 a najděte tolik potřebné laso. Může každého snadno zaokrouhlit - jakmile se naučíte, jak odmotat lano a vytvořit záznam v kalendáři v několika jednoduchých krocích.
Vytvořte záznam do kalendáře
Po otevření Outlooku někoho pozvěte na schůzku nebo událost jedním ze tří způsobů:
- Klikněte na „Nové položky“ v levém horním rohu. Pod ní klikněte na „Setkání“.
- Klikněte na ikonu „Kalendář“ (druhá ikona v levém dolním rohu obrazovky). Poté klikněte na „Nová schůzka“ nebo „Nová událost“.
- V e-mailové schránce klikněte na „Odpovědět schůzkou“.
Vyberte Outlook Pozvat účastníky
Použijte svůj „Adresář“ k načtení e-mailových adres pro řádek „Komu“, který je místem pro seznam příjemců vaší pozvánky z kalendáře. Případně zadejte jejich e-mailové adresy ručně. (V tomto okamžiku by mohlo být moudré přidat tyto lidi do vašeho adresáře. Ušetří vám to několik okamžiků, až si budete chtít vytvořit nový záznam v kalendáři.)
Vyplňte pozvánku do kalendáře
Dokončete a zásadní úpravy pozvánky do kalendáře vyplněním:
- Předmět
- Umístění
- Doba spuštění
- Čas ukončení pomocí rozevíracích políček
Zvažte podrobnosti
Než stisknete „Odeslat“, zvažte, zda je moudré napsat do textového pole krátkou zprávu s vysvětlením přesné povahy vaší pozvánky do kalendáře. To může být obzvláště užitečné, pokud si myslíte, že pozvánka může vyvolat telefonické dotazy nebo návštěvy vaší kanceláře od zaměstnanců. Zpráva může předcházet takovým přerušením a sdělit vašim zaměstnancům, co potřebují vědět a co by měli udělat, aby přišli připraveni.
Pokud chcete, aby si vaši zaměstnanci před schůzkou přečetli soubor, klikněte před odesláním pozvánky z kalendáře na „Připojit soubor“. Abyste zajistili, že to nepřehlédnou, napište krátkou zprávu, která na to nasměruje jejich pozornost.
Odeslat pozvánku z kalendáře na dálku
Abyste mohli svým zaměstnancům poslat pozvánku do kalendáře, nemusíte být připoutáni ke svému pracovnímu počítači jako pouzdro na kovboji. Jeden můžete odeslat ze svého iPhone tak, že přejdete do aplikace kalendáře a budete postupovat podle těchto kroků:
- Vytvořte „novou událost“ (nebo „stávající událost“, pokud přeposíláte pozvánku na událost, kterou jste již vytvořili).
- Klepněte na tlačítko „Upravit“.
- Klepněte na „Pozvaní“.
- Přidejte e-mailové adresy lidí, které chcete pozvat na schůzku nebo událost.
- Klepněte na tlačítko „Hotovo“ umístěné v pravém horním rohu, které slouží jako funkce „odeslat“.
Využití funkce aplikace Outlook pro pozvání do kalendáře je dalším krokem, který vám pomůže vnést pořádek a organizaci do vašeho života majitele malé firmy. A vaši zaměstnanci také ocení vaše úsilí.
