Když nakupujete spotřební materiál pro svou společnost, zaznamenáváte náklady na svůj účet spotřebního materiálu. Jakmile jsou zásoby použity, stávají se výdajem, který musí být uveden ve výkazu zisku a ztráty. Musíte zaúčtovat do své hlavní knihy opravnou položku, která odráží hodnotu spotřebního materiálu použitého v aktuálním období. Na konci procesu by se zůstatek na vašem účtu spotřebního materiálu měl rovnat hodnotě zásob, které vám zůstaly po ruce, a částka zaúčtovaná na výdaj na spotřební materiál se bude rovnat ceně použitého spotřebního materiálu.
Vezměte inventář dodávek
Zkontrolujte své zásoby a sečtěte celkovou hodnotu. Například pokud máte 15 krabiček kancelářských sponek v hodnotě 2 $, 500 tamponů v hodnotě 1 $ a případ zvýrazňovačů v hodnotě 40 $, vaše zásoby po ruce se budou rovnat 570 $. Toto je částka, kterou by měl váš spotřební účet odrážet po úpravě.
Určete použití spotřebního materiálu
Vypočítejte částku úpravy, která se rovná nákladům na zásoby použité v daném období. Podívejte se na počáteční zůstatek na účtu spotřebního materiálu a od tohoto zůstatku odečtěte aktuální zásoby. Pokud se například zůstatek na vašem účtu se zásobami rovná 790 USD, náklady na zásoby použité pro dané období se rovnají 220 $.
Vytvořte položky deníku
Vytvořte svůj zápis do deníku a upravte zůstatek na účtu. Zaúčtujte na účet výdajů na spotřební materiál náklady na použité spotřební materiály. Vyrovnejte položku připsáním na svůj účet spotřebního materiálu. Pokud jste například použili spotřební materiál ve výši 220 $, odečtěte náklady na spotřební materiál ve výši 220 $ a kreditní spotřební materiál ve stejné výši.
Příspěvky hlavní knihy
Zaúčtujte položku do hlavní knihy a ověřte zůstatek na účtu spotřebního materiálu. Zaznamenejte aktuální datum na tištěnou kopii záznamu. Přiložte podpůrnou dokumentaci pro výpočty spotřebního materiálu a svou práci uložte spolu s dalšími účetními doklady pro případ potřeby auditu.
Přesné vedení záznamů
Udržujte přesné záznamy zveřejňováním těchto položek úprav během každého závěrečného cyklu. Minimálně zkontrolujte své zásoby po ruce pro čtvrtletní finanční zprávy a na konci roku. Pokud však vaše podnikání cykluje prostřednictvím dodávek rychleji, může vám měsíční kontrola pomoci lépe pochopit využití nabídky a předpovědět budoucí výdaje.
Dodávky versus náklady na prodané zboží
Účet spotřebního materiálu je určen pouze pro standardní kancelářské potřeby, které může vaše firma používat. Pokud dodáváte zboží zákazníkům, náklady na bublinkové zásilky, balicí pásky a další materiály nepředstavují náklady na dodávky, i když by mohly být kancelářskými potřebami pro jiné firmy. Když odesíláte za účelem dodání produktů, náklady na materiál jsou náklady na prodané zboží.
