Většina velkých společností má celá oddělení určená k monitorování a sledování zásob. Menší společnosti navíc obvykle věnují hodně času procesu sledování zásob. Důvod, proč sledování inventáře dostává tolik pozornosti společností všech velikostí, lze shrnout do jednoho slova: peníze. Společnosti utrácejí obrovské množství peněz za inventář a většina chce vědět, kde přesně se tento inventář v daném okamžiku nachází.
Inventář
Většina společností používá inventář v jedné nebo více formách. Společnosti jako maloobchodníci a velkoobchody nakupují a prodávají výrobky. Tyto společnosti provádějí inventář, který se skládá hlavně z produktů, které nakupují a prodávají. Jiné společnosti, například výrobci, nakupují komponenty a suroviny a tyto položky přeměňují na hotový výrobek. Inventář výrobce se skládá z komponent, surovin a hotových výrobků.
Ruční vs. automatické sledování
Sledování zásob se skládá ze systémů a zásad určených k monitorování pohybu zásob. Před mnoha lety společnosti sledovaly inventář ručně pomocí systému známého jako kartový systém nebo cardex. Pokaždé, když byl inventář zakoupen nebo prodán, bylo množství ručně zapsáno na kartu dané položky a celková souhrnná nová částka. V současné době některé společnosti stále používají k záznamu inventárních transakcí typ systému ručního zadávání, kromě záznamů se zaznamenávají spíše v tabulkovém procesoru než na papírové kartě. Technologie významně vylepšila způsob, jakým je sledován inventář. Mnoho společností má zcela automatizovaný pracovní postup sledování zásob. Kdykoli dojde k pohybu zásob, systém správy zásob obdrží automatickou aktualizaci transakce.Tím se eliminuje spousta lidských chyb způsobených ručním sledováním inventáře.
Význam
Společnosti, které vlastní inventář, obvykle investovaly velké množství peněz do nákupu inventáře. Sledování inventáře sleduje, kde se v dodavatelském řetězci nachází inventář společnosti. Sledování zásob také poskytuje společnosti údaje o tom, kolik zásob vlastní, kde existují její zásoby, stav jejích zásob (poškozené, vrácené, odmítnuté, pozastavené) a pomáhá odradit od krádeže a ztráty. Sledování zásob se také stává součástí kompletního programu správy zásob společnosti. Správa zásob tvoří pokyny, podle kterých se nakupuje, používá, přesouvá, prodává a ničí inventář.
Metody sledování
Pro sledování inventáře existují různé metody sledování. Čárový kód, známý také jako univerzální kód produktu (UPC), zůstává jednou z nejběžnějších metod sledování zásob. Většina obchodů s potravinami a maloobchodníků používá čárový kód nalezený na produktech ke skenování položek v terminálu v místě prodeje. Čárové kódy sledují pohyb zásob v celém dodavatelském řetězci. Čárový kód obsahuje údaje o popisu položky, ceně položky a měrné jednotce položky. Radiofrekvenční identifikace (RFID) je další metoda používaná ke sledování zásob. Technologie RFID má dvě formy: aktivní RFID a pasivní RFID. Aktivní RFID funguje nejlépe v prostředích, kde existují problémy se zabezpečením a v těch, které vyžadují informace o sledování v reálném čase. Pasivní RFID funguje nejlépe při použití s ručními skenery a tam, kde neexistují bezpečnostní problémy.
Úvahy
Metody sledování zásob se liší, ale všechny plní stejnou funkci: sledují jedinou největší investici společnosti. Systém nebo metoda používaná ke sledování zásob je méně důležitá než zásady navržené pro efektivní správu pohybů zásob.
