Interní kontroly jsou zásady a postupy zavedené k zajištění trvalé spolehlivosti účetních systémů. Přesnost a spolehlivost jsou v účetním světě prvořadé. Bez přesných účetních záznamů nemohou manažeři přijímat plně informovaná finanční rozhodnutí a finanční zprávy mohou obsahovat chyby. Postupy vnitřní kontroly v účetnictví lze rozdělit do sedmi kategorií, z nichž každá má zabránit podvodům a identifikovat chyby dříve, než se stanou problémy.
Spropitné
Sedm interních kontrolních postupů je oddělení povinností, kontroly přístupu, fyzické audity, standardizovaná dokumentace, zkušební zůstatky, pravidelné odsouhlasení a schvalovací orgán.
Oddělení povinností
Oddělení povinností zahrnuje rozdělení odpovědnosti za vedení účetnictví, vkladů, podávání zpráv a audit. Čím více povinností bude odděleno, tím menší je šance, že se každý zaměstnanec dopustí podvodného jednání. Pro malé podniky s pouze několika účetními zaměstnanci může sdílení povinností mezi dvěma nebo více lidmi nebo vyžadování kontroly kritických úkolů spolupracovníky sloužit stejnému účelu.
Řízení přístupu do účetního systému
Řízení přístupu k různým částem účetního systému pomocí hesel, výluk a elektronických přístupových protokolů může zabránit neoprávněným uživatelům v přístupu k systému a zároveň poskytnout způsob, jak auditovat využití systému k identifikaci zdroje chyb nebo nesrovnalostí. Robustní sledování přístupu může také sloužit k odrazení od pokusů o podvodný přístup.
Fyzické audity aktiv
Fyzické audity zahrnují ruční počítání hotovosti a veškerých fyzických aktiv sledovaných v účetním systému, jako jsou zásoby, materiály a nástroje. Fyzické počítání může odhalit dobře skryté nesrovnalosti v zůstatcích účtů úplným obejitím elektronických záznamů. Počítání hotovosti v prodejních místech lze provádět denně nebo dokonce několikrát denně. Větší projekty, jako je inventura počítání rukou, by měly být prováděny méně často, možná na ročním nebo čtvrtletním základě.
Standardizovaná finanční dokumentace
Standardizace dokumentů používaných pro finanční transakce, jako jsou faktury, interní žádosti o materiál, příjmy ze skladu a výkazy cestovních výdajů, může pomoci zachovat konzistenci vedení záznamů v čase. Použití standardních formátů dokumentů může usnadnit kontrolu minulých záznamů při hledání zdroje nesrovnalostí v systému. Nedostatečná standardizace může při takové kontrole způsobit přehlédnutí nebo nesprávnou interpretaci položek.
Denní nebo týdenní zkušební zůstatky
Použití systému podvojného účetnictví zvyšuje spolehlivost tím, že zajišťuje, že účetní knihy jsou vždy vyvážené. Přesto je stále možné, že chyby v daném okamžiku vyvedou systém podvojného účetnictví z rovnováhy. Výpočet denních nebo týdenních zkušebních zůstatků vám může poskytnout pravidelný přehled o stavu systému, který vám umožní odhalit a vyšetřit nesrovnalosti co nejdříve.
Periodické odsouhlasení v účetních systémech
Příležitostné odsouhlasení účetnictví může zajistit, aby se zůstatky ve vašem účetním systému shodovaly se zůstatky na účtech vedených jinými subjekty, včetně bank, dodavatelů a úvěrových zákazníků. Například bankovní odsouhlasení zahrnuje srovnání hotovostních zůstatků a záznamů o vkladech a příjmech mezi vaším účetním systémem a bankovními výpisy. Rozdíly mezi těmito typy doplňkových účtů mohou odhalit chyby nebo nesrovnalosti ve vašich vlastních účtech nebo chyby mohou pocházet u ostatních entit.
Požadavky schvalovacího orgánu
Požadavek, aby konkrétní manažeři schvalovali určité typy transakcí, může přidat do účetních záznamů vrstvu odpovědnosti tím, že prokáže, že transakce byly viděny, analyzovány a schváleny příslušnými orgány. Požadavek na schválení velkých plateb a výdajů může například zabránit bezohledným zaměstnancům v provádění velkých podvodných transakcí s finančními prostředky společnosti.
