Podle Internal Revenue Service by měly být formuláře W-2 zasílány zaměstnancům nejpozději do 31. ledna u formulářů odvozených z předchozího kalendářního roku. Zaměstnanci je sice nemusí v tento den obdržet poštou, ale v tomto okamžiku musí být - přinejmenším - rozesláni. Pro společnosti, které tento konkrétní protokol nedodržují, to může mít důsledky.
Vyhýbání se nespokojeným zaměstnancům
Kromě jakýchkoli oficiálních problémů, které můžete mít u Internal Revenue Service (IRS) kvůli včasnému rozeslání formulářů W-2, možná budete muset jednat se skupinou velmi nespokojených zaměstnanců, z nichž mnozí pravděpodobně očekávají daňové přiznání. Zaměstnanci mohou nejen podávat stížnosti na vás, ale také na IRS, který může podnítit další vyšetřování vaší společnosti, pokud bude na tento problém podáno mnoho stížností.
Jemné hodnocení IRS
IRS rozděluje pokuty podle toho, jak pozdě jsou vaše formuláře W-2 podány. U W-2s podaných do 30 dnů od data splatnosti se ukládá pokuta ve výši 50 USD za formulář, u malé firmy až do výše 187 500 USD. U formulářů podaných před 1. srpnem, ale později než 30 dnů, se trest vyšplhá na 100 $ za formulář a maximální pokuta 536 000 $. Maximální pokuta je 260 $ za formulář až 1 072 500 $ za rok u formulářů podaných po 1. srpnu.
Zajištění přesných formulářů
Kromě včasného odesílání formulářů W-2 musíte také zajistit přesnost uvedených formulářů. Podle webových stránek IRS platí, že pokud odešlete IRS formulář W-2 s tvrzením, že jste zaplatili určitému zaměstnanci určitou částku peněz a vy jste tak neučinili, má tato osoba právo žalovat vás o náhradu škody. Vyhodnocuje se pokuta ve výši 530 USD za formulář bez maxima. Možná budete muset za podání falešného dokumentu zaplatit pokutu 5 000 USD jako náhradu škody, která může být předmětem trestního stíhání.
Záznamy a komunikace
Někdy, pokud alespoň dáte svým zaměstnancům vědět, že běžíte pozadu se svými W-2, ale snažíte se je dostat ven, může dojít k menší nespokojenosti, než kdybyste neřekli vůbec nic. Také pokud pošlete W-2 do stanoveného termínu, ale necháte si jej vrátit na špatnou nebo starou adresu, neotvírejte ho ani ho nevyhazujte. Vložte jej do souboru zaměstnance a uložte jej pro případ, že vás kontaktuje pro formulář po silnici; máte alespoň důkaz, že jste se pokusili jej odeslat.
