Když se daňová sezóna každoročně valí, může se zdát, že hromady papírování, které musí podnik organizovat a archivovat u IRS, ohromující. Bez ohledu na to, jak je podnik zaplaven a zaneprázdněn, všechna prohlášení podaná u IRS musí být co nejpřesnější, aby se zabránilo auditům nebo právním krokům federální vlády. Pro podniky se zaměstnanci je jedním důležitým dokumentem, který je třeba každý rok vyplnit, prohlášení W-2.
Zákon a W-2
Formulář W-2 uvádí zdanitelné mzdy vyplácené zaměstnanci během období jednoho roku spolu s daněmi ze zaměstnání zadrženými z výplat za daný rok. Federální zákon vyžaduje, aby všichni zaměstnavatelé zasílali zaměstnancům prohlášení W-2 bez ohledu na to, jak nízké jsou výdělky nebo mzdy. Tyto výpisy W-2 lze zasílat v papírové nebo digitální podobě a zaměstnanci je musí obdržet nejpozději do 31. ledna následujícího roku. Zaměstnavatelé musí také podat kopii zaměstnanců W-2 na IRS.
Varování
Pokud nebudete odesílat formuláře W-2 včas, může to pro vaše podnikání znamenat značné pokuty. Od roku 2018 vám může být uložena pokuta od 50 do 260 USD za formulář, v závislosti na tom, jak pozdě je vaše poštovní zásilka. U malých podniků se maximální finanční pokuta v daňovém roce může pohybovat v rozmezí 187 500 až 1072 500 USD.
Chybějící nebo nesprávné W-2
Někdy mohou být formuláře W-2 nesprávné nebo mohou chybět v e-mailu. Pokud k těmto situacím dojde, zaměstnanci se pravděpodobně obrátí na vaše mzdové oddělení nebo oddělení lidských zdrojů a požádají o opravu nebo kopii formuláře. Vaši zaměstnanci by měli být připraveni tyto žádosti rychle splnit, zejména když se daňové období končí a blíží se lhůtě pro podání přihlášek.
Náhrada za chybějící W-2
Aby nahradil chybějící formuláře W-2, připraví IRS a zašle zaměstnanci formulář 4852. Podle IRS lze tento formulář použít místo W-2, pokud zaměstnanec ještě neobdržel W-2 před lhůta pro podání přihlášek. Použití formuláře 4852 však může zpozdit vrácení daně, protože IRS bude muset ověřit informace ve formuláři. Pokud zaměstnanec podá formulář 4852 a později, přijme její opravenou nebo chybějící W-2 a uvědomí si, že některé informace o 4852 byly nepřesné, může podat formulář 1040X na IRS. Formulář 1040X je pozměněné přiznání k dani z příjmu.
Další záležitosti týkající se daňových formulářů
Zaměstnavatelé jsou ze zákona povinni uchovávat formuláře W-2 po dobu nejméně čtyř let. Zaměstnavatelé jsou také ze zákona povinni vyplnit formulář identifikačního čísla zaměstnání (EIN). Vyplněné formuláře EIN poskytnou zaměstnavatelům individuální daňová identifikační čísla zaměstnavatele pro každého zaměstnance. Tato daňová identifikační čísla jsou vyžadována při vykazování mezd zaměstnanců a srážkových daní. Chcete-li získat formulář EIN, kontaktujte IRS na čísle 1-800-829-4933.
