Když chování zaměstnance ohrozí produktivitu a morálku vašeho týmu, je čas jednat. I když je zásadní setkat se se zaměstnancem, abyste s ním prodiskutovali vaše obavy, v návaznosti na neposlušný dopis zaměstnance nejen upozorní, že jeho chování je nepřijatelné, ale také poskytne vašemu podniku dokumentaci, kterou lze použít při soudním řízení nebo při spor o nezaměstnanost.
Řiďte se pravidly obchodní korespondence
Napište dopis na hlavičkový papír společnosti. Pokud posíláte dopis e-mailem, uložte dopis jako soubor PDF a odešlete jej jako přílohu. Začněte dopis ve formátu poznámky, který poskytuje základní informace o tom, o čem je korespondence.
Příklad:
TO: Jane Smithová
OD: Jerry Smythe [inicializovat tento řádek]
PŘEDMĚT: Nevhodné chování v kanceláři
DATUM: 23. srpna 2019
Uveďte fakta
List o neposlušnosti není příležitostí k tomu, abyste si stěžovali na zaměstnance, který se stal obtěžováním nebo odpovědností. Snažte se, aby váš dopis byl stručný, jeho jazyk byl neemotivní a ujistěte se, že jsou jasné vaše obavy a důsledky pro zaměstnance.
Příklad:
Jak jsme diskutovali na našem dnešním setkání, mám vážné obavy ohledně vašeho chování vůči vašim kolegům i mně. Při více než jedné příležitosti jste v kanceláři prokázali neúctu na skupinových setkáních, individuálních diskusích a během rozhovorů. Toto chování poškozuje morálku kanceláře a stalo se odpovědností za dokončení projektu Johnson & Greene.
Uveďte příklady chování
Zdokumentujte v dopise výskyt špatného chování. Nezapomeňte uvést data a jména dalších zúčastněných stran. Popište negativní chování nezaujatě. Nebuďte dramatičtí, ale uveďte podrobnosti, které by každému, kdo dopis přečte, pomohl pochopit, co se stalo a proč si chování zaměstnance zaslouží napomenutí.
Příklad:
Během včerejšího setkání (22. srpna 2019) bylo vaše chování neprofesionální a rušivé. Několikrát jste převrátili oči, když Tim mluvil, dvakrát ho přerušil a nakonec se od něj odvrátil, když se s vámi pokusil mluvit o svých obavách. Také jste hlasitě povzdechli, zatímco jí Ruth podávala zprávu. Když jsem vás požádal, abyste objasnili, co vás naštvalo na tom, co Ruth řekla, zavrtěl jste hlavou a řekl, že to bude trvat příliš dlouho.
Toto chování následovalo po vašem výbuchu 20. srpna 2019, během kterého jste zvýšili hlas na Ericu, když měla potíže s nalezením požadovaného souboru. V té době jsme měli v kanceláři hosty a poznal jsem, že se styděli, když slyšeli, jak s Erikou zacházíte. Když jsem s vámi soukromě mluvil o incidentu, pokrčil jste rameny a řekl, že „Erica musí nést odpovědnost za její dezorganizaci.“ Uvedl jsem, že i když tomu tak může být, nikdy není důvod zvyšovat hlas, zejména v profesionálním prostředí. Souhlasili jste, že to v budoucnu „ztlumíte“.
Dnes, když jsme se setkali, abychom diskutovali o tom, co se stalo na schůzce 29. srpna, jste se bránili a zeptali se mě, jestli to pro vás mám. Trval jste na tom, že jsem přehnaně reagoval. Poukázal jsem na to, že jako vlastník společnosti je na mně, abych se rozhodl, jakou kancelářskou kulturu chci podporovat. Říkal jste, že jsem „příliš měkký“ a že by podnikání směřovalo k problémům, kdybych udržoval „mazlení“ lidí. Třikrát jste mě přerušil, když jsem se snažil vysvětlit svou pozici, a nakonec jsem vyrazil z mé kanceláře, když jsem s vámi ještě mluvil.
Důsledky
Dopis by měl jasně vysvětlit důsledky současného chování zaměstnance a také to, co může očekávat, pokud neprovede okamžité změny. Často je dobré navrhnout plán okamžité odpovědnosti za provádění pozitivních změn.
Příklad:
Jane, i když na mě tvoje práce obecně udělala velký dojem a vážím si tě jako zaměstnance, není možné podporovat produktivní a kolegiální pracovní prostředí, když se zaměstnanec chová tak, jak se chováš. Abych na vás zapůsobil vážností vašich činů a dal našemu týmu nějaký čas na přeskupení, pozastavuji vás po zbytek tohoto týdne bez placení. Z kanceláře odejdete dnes, ve středu 23. srpna, a nevrátíte se do pondělí 28. srpna do 9:00. Doufám, že vám toto volno poskytne nějaký čas na přemýšlení o vašich krocích a zvážení kroků, které byste mohli podniknout a které vám pomohou budete pracovat vhodněji v profesionálním prostředí.
Po návratu v pondělí mi prosím pošlete e-mail, abychom si mohli nastavit čas na projednání vašich plánů řešení vašeho chování. Pokud by však vaše abrazivní chování pokračovalo, můžete mi nechat jinou možnost, než vás propustit ze své pozice. Upřímně však doufám, že k tomu nedojde.
